1. Inleiding
Matchwell v.o.f. ("Matchwell", "wij", "ons") respecteert uw privacy en zet zich in voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit Privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom, hoe wij ze gebruiken en delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
Dit beleid is van toepassing op bezoekers van onze website op www.matchwell.nl, kandidaten die met Matchwell in contact komen voor recruitmentdoeleinden, en klanten die met ons samenwerken om juridische functies te vervullen. Het is niet van toepassing op het Matchwell recruitmentplatform, dat een eigen privacydocumentatie heeft.
Vragen? Neem contact met ons op via privacy@matchwell.nl.
2. Wie wij zijn
Matchwell v.o.f. is een boutique legal recruitment bureau gevestigd in Amsterdam, geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97509930.
| Gegeven | |
|---|
| Naam | Matchwell v.o.f. |
| Adres | Rokin 92-96, 1012 KZ Amsterdam |
| KVK | 97509930 |
| Privacycontact | privacy@matchwell.nl |
3. Welke gegevens wij verzamelen en waarom
3.1 Websitebezoekers
| Gegeven | Doel | Rechtsgrondslag | Bewaartermijn |
|---|
| Naam, e-mail, bericht (contactformulier) | Om uw verzoek te beantwoorden | Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)) | 12 maanden na laatste contact |
| IP-adres, browsertype, bezochte pagina's | Beveiliging en serverlogs | Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)) | 6 maanden |
| Cookie-voorkeur | Om uw cookiekeuze te onthouden | Wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang | 12 maanden |
| E-mailadres (nieuwsbrief) | Om updates en vacatures te sturen | Toestemming (Art. 6(1)(a)) | Tot intrekking toestemming |
3.2 Kandidaten
In het kader van onze recruitmentdiensten kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
- Naam, e-mailadres en telefoonnummer
- Huidige werkgever en functietitel
- Curriculum Vitae (CV) en werkhistorie
- Gespreksnotities en correspondentie
- Beschikbaarheid en opzegtermijn
- Referenties, certificaten en ondersteunende documenten
- Beoordelingsresultaten (die mogelijk vallen onder bijzondere categorieën, zie sectie 4)
- Werkervaring uit openbaar beschikbare bronnen zoals LinkedIn
- Juridische specialisaties of aandachtsgebieden
- Overige informatie die u deelt die relevant is voor het recruitmentproces
| Doel | Rechtsgrondslag | Bewaartermijn |
|---|
| Identificeren en benaderen van kandidaten voor specifieke functies | Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f)) | 5 jaar na laatste contact; 1 jaar bij geen contact |
| Introduceren van kandidaten bij klantorganisaties | Gerechtvaardigd belang / overeenkomst (Art. 6(1)(b) & (f)) | Duur van het proces + 2 jaar |
| Beoordelingsprocedures | Uitdrukkelijke toestemming (Art. 6(1)(a) & 9(2)(a)) | Duur van het proces; verwijderd bij intrekking |
| Respecteren van niet-benaderen-verzoeken | Gerechtvaardigd belang / wettelijke verplichting | Onbepaalde tijd om hercontact te voorkomen |
| Nieuwsbrief en updates | Toestemming (Art. 6(1)(a)) | Tot intrekking toestemming |
Voor kandidaten die door Matchwell proactief zijn benaderd: wij wijzen u op dit Privacybeleid bij het eerste contact. Tot dan is dit beleid beschikbaar op onze website.
3.3 Klanten
Bij het werken met klantorganisaties kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- Naam, e-mailadres, telefoonnummer en functietitel van contactpersonen
- Bedrijfsnaam, adres en KVK-nummer
- Details over de vacature of wervingsbehoefte
- Notities van vergaderingen en gesprekken
- Communicatiegeschiedenis
- Facturerings- en betalingsinformatie
| Doel | Rechtsgrondslag | Bewaartermijn |
|---|
| Beheren van klantrelaties en vacatures | Uitvoering van overeenkomst (Art. 6(1)(b)) | Duur van de relatie + 7 jaar |
| Facturering en administratie | Wettelijke verplichting / overeenkomst (Art. 6(1)(b) & (c)) | 7 jaar (Nederlandse fiscale wetgeving) |
4. Bijzondere categorieën persoonsgegevens
Wij streven er niet naar bijzondere categorieën persoonsgegevens te verzamelen (waaronder ras of etniciteit, religie, gezondheid, seksleven, seksuele gerichtheid, politieke opvattingen of biometrische gegevens), noch gegevens over strafrechtelijke veroordelingen, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor een specifieke functie en wettelijk is toegestaan.
Wanneer een beoordeling resultaten oplevert die als bijzondere categoriegegevens kunnen kwalificeren, verwerken wij deze uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming op grond van Artikel 6(1)(a) en Artikel 9(2)(a) AVG. U wordt hierom afzonderlijk gevraagd voordat een dergelijke beoordeling plaatsvindt.
Als u vrijwillig gevoelige informatie verstrekt, vormt uw indiening uitdrukkelijke toestemming voor het gebruik ervan zoals beschreven in dit beleid of zoals toegelicht op het moment van verstrekking.
5. Communicatiemiddelen
Wij kunnen WhatsApp of vergelijkbare tools gebruiken voor communicatie over planning, updates en recruitmentgerelateerde vragen. Wij nemen alleen via WhatsApp contact met u op als u uw nummer heeft gedeeld en geen bezwaar heeft gemaakt. WhatsApp wordt beheerd door Meta Platforms Ireland Ltd. en berichtgegevens kunnen buiten de EER worden verwerkt. Wij delen geen persoonsgegevens via WhatsApp met derden. Als u liever niet op deze manier wordt benaderd, neem dan contact op via privacy@matchwell.nl.
6. Met wie wij uw gegevens delen
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen deze alleen waar noodzakelijk:
- Klantorganisaties: kandidaatprofielen worden alleen gedeeld met de specifieke organisatie waarvoor u wordt overwogen, en uitsluitend met uw medeweten. Klanten mogen uw gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken.
- Hostinger International Ltd.: websitehosting. Servers gevestigd binnen de EER (Nederland of Duitsland). AVG-compliant.
- Dienstverleners: e-mailprovider, factuur- en betalingsplatform, boekhoudsoftware, nieuwsbriefplatform en communicatiemiddelen. Allen zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten.
- Autoriteiten: waar vereist door Nederlands of EU-recht.
Waar een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen, waaronder Standaard Contractuele Clausules goedgekeurd door de Europese Commissie.
7. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
| Recht | Wat dit betekent |
|---|
| Inzage (Art. 15) | Verzoek om een kopie van de persoonsgegevens die wij van u bewaren |
| Rectificatie (Art. 16) | Verzoek om correctie van onjuiste of onvolledige gegevens |
| Wissing (Art. 17) | Verzoek om verwijdering wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn |
| Beperking (Art. 18) | Verzoek om beperking van het gebruik van uw gegevens |
| Overdraagbaarheid (Art. 20) | Ontvang uw gegevens in een overdraagbaar formaat |
| Bezwaar (Art. 21) | Maak bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang |
| Toestemming intrekken (Art. 7(3)) | Trek toestemming op elk moment in zonder gevolgen voor eerdere verwerking |
Om een recht uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar privacy@matchwell.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Wij kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren. Als u een kopie van uw ID verstrekt, verwijder dan de pasfoto, machineleesbare zone, paspoortnummer en BSN.
U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Geautomatiseerde besluitvorming
Matchwell neemt geen beslissingen over kandidaten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen of vergelijkbaar significante gevolgen hebben. Alle recruitmentbeslissingen omvatten menselijke beoordeling door een Matchwell-consultant voordat een introductie plaatsvindt.
9. Beveiliging
Wij gebruiken SSL/TLS-versleuteling voor gegevens die via deze website worden verzonden en nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen. In het geval van een inbreuk op persoonsgegevens die waarschijnlijk gevolgen heeft voor uw rechten, stellen wij u en de Autoriteit Persoonsgegevens zonder onnodige vertraging op de hoogte overeenkomstig de Artikelen 33-34 AVG. Als u misbruik vermoedt, neem dan contact op via privacy@matchwell.nl.
10. Cookies
Deze website gebruikt uitsluitend functionele cookies. Geen analytische, advertentie- of trackingcookies. Zie ons Cookiebeleid voor volledige details.
11. Wijzigingen in dit beleid
Wij kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. De actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Wezenlijke wijzigingen worden gecommuniceerd via een melding op deze website of per e-mail.
12. Contact
Matchwell v.o.f.
Rokin 92-96, 1012 KZ Amsterdam
privacy@matchwell.nl
Toezichthoudende autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens
